Modulul de Stoc permite managementul obiectelor de inventar si a consumabilelor din firma.
Prin acest modul se definesc obiectele de stoc din firma, apoi se salveaza cantitatea actuala a acestora prin crearea de inventare si in cazul ca se constata necesitatea unei noi achizitii, se dezvolta o Comanda pentru acel obiect de stoc.
Gestionarea stocului de materiale ajuta in analiza consumurilor specifice si ofera o imagine detaliata asupra fluxului de materiale din cadrul firmei. Este util in prevenirea si descoperirea unor incercari de frauda.
In pagina "Obiecte de Stoc" se listeaza si se definesc obiectele de inventar si consumabile pentru care se doreste analiza si urmarirea stocului curent.
Pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Cod: este o denumire scurta a obiectului, se va regasi in celelalte pagini ca identificaor al acelui obiect.
Descriere: o descriere mai detaliata a acelui produs, eventual anumite particularitati fata de un obiect similar.
Unitate de Masura: Buc, Kg, mg, L etc, unitatea de masura a cantitatii acelui obiect.
Observatii: similar cu campul Descriere.
Prag Critic: reprezinta cantitatea minima din stoc, daca la un inventar se constata o cantitate mai mica decat valoarea pragului critic, automat sistemul propune o noua comanda de achizitie pentru acel produs.
Pagina dispune de facilitati de editare si de stergere a unui obiect de stoc.
Atentie: daca se sterge un obiect de stoc, automat se vor sterge toate inventarele pe acel obiect si toate comenzile de achizitie aferente.
In pagina "Inventar" se urmareste evolutia stocului pentru toate obiectele de stoc sau un obiect anume.
Pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Data: data ultimului inventar pentru acel obiect de stoc (ultima actualizare a cantitatii).
Cod: codul obiectului de inventar.
Descriere: descrierea obiectului de inventar.
Nr zile: numarul de zile trecute de la inventarul anterior.
Old + Achizitii: Suma intre cantitatea de la inventarul anterior si cantitatea achizitionata intre cele doua inventare (cantitatea pe care ar trebui s-o gasim in stoc daca consumul a fost zero in aceasta perioada). Se calculeaza automat de sistem prin modulul de Comenzi.
Consum Zilnic: media consumului zilnic pentru acea perioada si acel obiect de stoc.
Observatii: observatiile facute de autorul inventarului.
Cantitate: cantitatea actuala a acelui obiect de inventar.
Actualizarea stocului se face prin doua butoane:
New: se adauga un nou inventar pentru obiectul din linia respectiva.
Inventar Nou: se creeaza un inventar pentru orice obiect din firma definit in modulul de "Obiecte de Stoc".
In pagina de adaugare inventar se alege obiectul de stoc si se completeaza cantitatea actuala pentru acel obiect (daca nu se gaseste in lista, exista butonul "Creeaza obiect de stoc" care duce direct la crearea unui nou obiect).
Numarul de zile, Cantitatea Achizitionata, Suma dintre cantitatea veche si Achizitii sunt calculate automat de catre sistem.
Dupa ce se completeaza campul Cantitate si se salveaza, sistemul va calcula automat consumul zilnic mediu pentru acel consumabil prin raportul dintre cantitatea consumata si numarul de zile de la ultimul inventar.
Administrator: este administratorul firmei care supervizeaza acel inventar.
Butonul de Comanda deschide direct pagina de creare a unei comenzi de achizitie pentru respectivul obiect de stoc. Daca cantitatea actuala a stocului este sub pragul critic definit pentru acel obiect, atunci butonul de Comanda este evidentiat in mod deosebit.
Pentru a minimiza incercarile de frauda, un inventar odata creat, nu mai poate fi sters sau editat. Daca s-a gresit ceva, eroarea se corecteaza printr-un nou inventar care ramane in istoric.
In pagina "Comenzi" se urmareste evolutia comenzilor catre diversi furnizori pentru achizitia obiectelor de stoc.
Pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Data: data cand s-a creat Comanda de achizitie.
Cod: codul obiectului de inventar.
Observatii: observatiile facute de autorul comenzii.
Furnizor: furnizorul de la care se face achizitia.
Trebuie sa fie un user EMIM care este inclus in lista de colaboratori ai firmei prin pagina "Editare Profil/Colaboratori." Daca nu se doreste completarea acestui camp, se lasa liber si sistemul va completa automat campul cu valoarea "Furnizor Implicit".
Cantitate: cantitatea ce se doreste a fi achizitionata.
Trimisa: Adevarat/Fals, specifica daca comanda a fost trimisa sau nu catre furnizor.
Receptata: Adevarat/Fals, specifica daca comanda a fost receptionata sau nu de la furnizor.
Data Receptie: data cand s-a bifat campul "Receptata", se completeaza automat de catre sistem.
Creeaza o noua comanda de achizitie pentru un obiect de inventar:
Obiect de stoc: se alege obiectul ce se doreste a fi achizitionat.
Cantitate: cantitatea achizitionata.
Furnizor: user-ul EMIM definit ca "Furnizor" in pagina de "Colaboratori" ai firmei. Poate fi lasat necompletat daca nu este definit Furnizorul in baza de date.
Administrator: este administratorul firmei care supervizeaza acea achizitie.
Comenzile pot fi editate prin modificarea cantitatii, a furnizorului etc. Doua campuri sunt definite pentru a fi completate la editare:
Trimisa: Adevarat/Fals, specifica daca comanda a fost trimisa sau nu catre furnizor.
Receptata: Adevarat/Fals, specifica daca comanda a fost receptionata sau nu de la furnizor. Cand se bbifeaza ca adevarat, se salveaza automat data respectiva si acea cantitate va fi luata in considerare in calcularea stocului la urmatorul inventar.
Orice comanda poate fi stearsa din baza de date daca nu mai este actuala.