Introducere

Prin aplicatia EMIM se pot tine evidenta incasarilor si platilor efectuate de clinica cu diferiti colaboratori.

Aceasta platforma nu inlocuieste aplicatia de contabilitate necesara oricarei firme, dar reprezinta un instrument puternic de analiza si de evidenta a cheltuielilor si incasarilor efectuate pe clinica respectiva.

Lista servicii de incasat

Butonul "Incasari" din pagina de management a clinicii afiseaza toate serviciile efectuate de catre clinica respectiva catre pacienti si care nu au fost platite integral.
In aceasta pagina sunt listate doar serviciile efectuate prin intermediul modulului de "Programari", nu se pot efectua servicii catre pacienti fara a fi setate in modulul de Programari.

Pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Pacient: pacientul care a beneficiat de acel serviciu.
Data: data cand a fost executat acel serviciu. Daca serviciul include mai multe programari (vizite) la cabinet, atunci vizitele suplementare vor fi setate ca "Continuare Tratament" si nu vor aparea in lista de incasari (pretul acestor vizite suplementare este zero, intregul pret este inclus in serviciul din prima vizita).
Serviciu: codul serviciului efectuat catre pacient.
Doctor: medicul care a realizat acel serviciu.
Pret: pretul convenit cu pacientul in timpul programarii pentru acel serviciu .
Rest de incasat: suma incasata pe acel serviciu (se pot face incasari partiale).

Filtrare servicii de incasat

Lista de servicii ce trebuie incasate se poate filtra dupa urmatoarele criterii:
Colaborator: medicul care a efectuat serviciile.
Pacient: pacientul care a beneficiat de servicii si nu le-a platit integral. Lista nu afiseaza toti pacientii clinicii, ci doar pe cei care mai au datorii catre clinica.

Incasare

Butonul "Incaseaza" deschide pagina de incasare a serviciului efectuat catre pacient.
Pagina include lista de incasari pentru acel serviciu, precum si formularul de incasare:
PretNew: ultimul pret negociat cu pacientul pentru acel serviciu. Implicit este pretul din baza de date, dar poate fi modificat.
Incasare: suma incasata de la pacient, se propune automat restul de incasat pentru serviciul respectiv. Daca pacientul nu are toata suma, se va incasa doar partial, urmand sa se faca o alta incasare pana la stingerea intregului serviciu.
Save: butonul care salveaza suma incasata.
Lista incasari: afiseaza toate incasarile efectuate pentru serviciul respectiv. Sunt calculate Totalul incasarilor, precum si restul de incasat.
Incasator: camp completat automat de aplicatie, este user-ul logat si care a salvat suma incasata.
Doctor: se completeaza automat de aplicatie, este doctorul care a efectuat serviciul respectiv si care va aparea in pagina de "Plati" pentru a incasa cota parte din manopera.

Fictiva

Este posibil din diverse cauze ca suma de incasat sa nu corespunda realitatii (pacientul nu s-a mai prezentat, serviciul nu a fost afectuat corespunzator etc.).
Aceste resturi de incasare care de fapt nu sunt reale, raman in schimb in baza de date si vor fi afisate permanent pana la stingerea lor.
In scopul eliminarii balasturilor de acest fel, administratorul poate face o incasare marcata ca fictiva prin care stinge datoria, dar in realitate nu are loc niciun transfer bancar in spatele acestei incasari.
In felul acesta, datoria pacientului este stinsa fara a necesita transfer de bani. Administratorul poate oricand analiza incasarile fictive pentru a-si forma o imagine corecta despre fluxul de numerar din cadrul clinicii. Toate incasarile declarate fictive nu vor participa la fluxul de cash-flow desfasurat in pagina "Casa".

Pret final incasat (PretNew)

Politica de preturi pe serviciu efectuat este foarte flexibila, administratorul clinicii putand seta in orice moment valoarea finala negociata pe un anumit serviciu.
Pretul final pe care-l plateste pacientul se stabileste in urmatoarele etape:
La crearea/editarea unui serviciu: la crearea serviciului oferit de clinica administratorul stabileste pretul pe manopera serviciului si pretul pe lucrarile de tehnica dentara pe care il plateste la randul sau altor terti. Suma celor doua componente formeaza pretul final al serviciului.
La crearea ofertelor: administratorul are posibilitatea de a crea oferte prin micsorarea pretului pe manopera serviciului respectiv.
La programare: cand pacientul este programat pentru un serviciu anume, se poate seta un nou pret negociat pe acel serviciu si acea programare.
La incasare: Dupa efectuarea serviciului, in timpul incasarii sumei pentru acel serviciu efectuat, administratorul poate stabili un nou pret final pe acea manopera.

In acest fel, administratorul clinicii poate oricand seta un pret convenabil ambelor parti pana la stingerea datoriilor pe care pacientul le are fata de clinica.

Total incasari

Butonul "Total Incasari" este accesibil din pagina de "Incasari".
Pagina afiseaza lista incasarilor pe o anumita perioada de timp si valoarea totala incasata pe acel interval.

Pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Data: data incasarii.
Medic: medicul care a efectuat acel serviciu.
Serviciu: codul serviciului efectuat catre pacient.
Pacient: pacientul de la care s-a incasat contravaloarea serviciului.
Incasator: user-ul EMIM care a incasat suma respectiva (completat automat de catre aplicatie).
Suma: suma incasata.
Total incasari: suma totala incasata pe acea perioada de timp.

Filtrare lista incasari

Lista de incasari se poate filtra dupa urmatoarele criterii:
DataStart: data de la care se listeaza incasarile (ora este implicit 00:00). Implicit se listeaza incasarile pe ultima luna.
DataEnd: data pana la care la care se listeaza incasarile (ora este implicit 23:59). Implicit este ziua curenta.
Medic: medicul care a efectuat serviciile incasate in perioada respectiva.

Plati

In pagina de "Plati" administratorul clinicii efectueaza plati catre diversi colaboratori care au efectuat anumite servicii la clinica respectiva.
Platile se pot face catre medici (salarii aferente serviciilor efectuate), catre laboratoarele de tehnica dentara care au realizat suportul pentru anumite servicii, etc.

Pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Colaborator: este partenerul catre care trebuie efectuata plata.
Tip serviciu: salarii, laborator, intretinere etc., reprezinta tipul serviciului care trebuie platit de catre clinica.
Data ultimei plati: cand s-a efectuat ultima plata.
Datorii vechi: datoriile ramase in momentul efectuarii ultimei plati.
Datorii noi: suma de plata care s-a adaugat de la ultima plata (servicii efectuate de la ultima plata).
Total de plata: datorii vechi plus datorii noi, total de plata.
Total incasari: suma totala incasata pe acea perioada de timp.

Filtrare lista plati

Lista de plati se poate filtra dupa urmatoarele criterii:
Tip plata: salarii, intretinere, laborator etc.
Colaborator: este partenerul catre care trebuie efectuata plata.

Plateste

Pagina afiseaza suma totala de plata, precum si lista serviciilor efectuate de catre acel colaborator si care justifica suma de plata.

Implicit se propune plata intregii datorii, dar se poate introduce orice alta suma pe care administratorul vrea sa o plateasca in momentul respectiv.

Alte Plati

Implicit, pagina de plati afiseaza serviciile ce au fost contractate si trebuie platite de catre firma: remuneratia medicilor in functie de serviciile prestate, lucrarile de laborator, facturile incarcate in sistem.
Dar sunt si alte plati care trebuie efectuate si care nu rezulta direct din datele salvate in sistem, cum ar fi plata intretinerii, internet etc.
Daca acceste plati se fac in baza unei facturi, atunci se poate introduce factura in sistem si ea va aparea in lista de plati.
In caz ca nu se doreste introducerea acestor facturi, atunci plata se face direct prin modulul "Alte Plati" unde se salveaza suma platita si cateva explicatii pentru acea suma. Daca plata se face in contul unui furnizor care este definit in pagina de "Colaboratori" si bifat ca "Furnizor", atunci campul "Furnizor" din pagina de plata afiseaza lista acestor colaboratori din care se selecteaza contul catre care s-a facut plata.

Fictiva

Este posibil din diverse cauze ca suma de plata sa nu corespunda realitatii (s-a negociat un nou tarif, serviciul nu a fost afectuat corespunzator etc.).
Aceste resturi de plata care de fapt nu sunt reale, raman in schimb in baza de date si vor fi afisate permanent pana la stingerea lor.
In scopul eliminarii balasturilor de acest fel, administratorul poate face o plata marcata ca fictiva prin care stinge datoria, dar in realitate nu are loc niciun transfer bancar in spatele acestei plati.
In felul acesta, datoria catre client este stinsa fara a necesita transfer de bani. Administratorul poate oricand analiza platile fictive pentru a-si forma o imagine corecta despre fluxul de numerar din cadrul clinicii.

Total plati

Similara paginii "Total incasari", este pagina ce afiseaza platile efectuate de clinica diversilor colaboratori.

Pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Data: data platii respective.
Colaborator: este partenerul catre care s-a efectuat plata.
Rest Plata: restul de plata ramas dupa acea plata (nu s-a platit integral datoria catre colaborator).
Tip plata: salarii, intretinere etc.
Casier: cine a facut plata respectiva.
Fictiva: o plata fictiva este facuta doar pentru resetarea datoriilor, nu implica transfer efectiv de bani (vezi pagina "Plata").
Suma platita: suma platita in cadrul acelei operatii.
Total plati: suma totala platita in intervalul de timp selectat.

Filtrare lista plati

Lista de plati se poate filtra dupa urmatoarele criterii:
DataStart: data de la care se listeaza platile (ora este implicit 00:00). Implicit se listeaza platile pe ultima luna.
DataEnd: data pana la care la care se listeaza platile (ora este implicit 23:59). Implicit este ziua curenta.
Tip plata: salarii, intretinere, laborator etc.
Colaborator: este partenerul catre care trebuie efectuata plata.

Casa

Modulul de "Casa" administreaza banii care trebuie sa fie in casa.
Suma de baini ce trebuie sa se regaseasca in casa se modifica prin doua operatii:
Incasari: orice incasare adauga suma incasata la valoarea banilor din casa.
Retragere casa: administratorul retrage bani din casa pentru a plati diverse servicii catre terti.

Pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Data: este data ultimei retrageri din casa.
Rest casa vechi: Suma ramasa in casa la ultima retragere (nu au fost retrasi toti banii din casa).
Suma incasata: cat s-a incasat prin mosulul de incasare in perioada de dupa ultima retragere din casa. Nu se iau in calcul incasarile fictive.
Suma actuala: cati bani ar trebui sa se regaseasca in casa la momentul actual (cand se face o retragere noua), egal cu Rest vechi plus incasari.
Administrator: persoana cu rol de administrator care a aprobat aceasta retragere.
Casier: persoana care a procesat operatia de retragere.
Suma retrasa: suma retrasa din casa in aceasta operatie.
Rest casa nou: cat a ramas in casa dupa aceasta noua retragere. Aceasta suma va reprezenta "Rest casa vechi" la urmatoarea retragere din casa.

Fictiva

Este posibil din diverse cauze ca suma din casa sa nu corespunda realitatii (s-au pierdut sau furat bani din casa, retrageri neinregistrate etc.).
In scopul eliminarii dezacordurilor dintre suma reala existenta in casa si suma calculata de aplicatie, administratorul poate face o retragere marcata ca fictiva prin care aduce suma calculata la valoarea reala, dar in realitate nu are loc niciun transfer de bani in spatele acestei retrageri.
In felul acesta casa este adusa la realitate si constituie un nou inceput pentru calculul sumelor viitoare. Administratorul poate oricand analiza retragerile fictive pentru a-si forma o imagine corecta despre fluxul de numerar din cadrul firmei.

Filtrare retrageri din casa

Lista de retrageri se poate filtra dupa urmatoarele criterii:
DataStart: data de la care se listeaza retragerile (ora este implicit 00:00). Implicit se listeaza platile pe ultima luna.
DataEnd: data pana la care la care se listeaza retragerile (ora este implicit 23:59). Implicit este ziua curenta.

Retragere noua

Pagina permite retragerea unei sume de bani din casa si recalcularea soldului ramas.
Sunt afisate Restul din casa vechi, Suma incasata de la ultima retragere, Suma actuala in casa, suma ramasa dupa retragere, toate acestea fiind de tipul "Read only" deoarece sunt calculate din baza de date si nu pot fi editate manual.

Utilizatorul selecteaza Administratorul care a aprobat aceasta retragere precum si suma retrasa din casa.
La salvarea acestei operatii se recalculeaza automat banii ramasi in casa (rest casa nou) pana la urmatoarea retragere.

Facturi

Modulul de facturi reprezinta un instrument simplu prin care se pot administra si plati facturile primite de acea entitate.
Se adreseaza gestionarii facturilor de la diversi furnizori de servicii: apa, intretinere, electricitate, gaz etc.

Aceleasi plati pot fi efectuate si prin modulul "Alte Plati" numai ca prin serviciul Facturi se retine in baza de date date suplimentare cum ar fi numarul facturii, data scadenta si alte informatii cu privire la plata acestor facturi, respectiv resturile de plata.
Daca nu se doreste inregistrarea acestor informatii suplimentare, toate cheltuielile legate de functionarea entitatii se pot salva in baza prin modulul "Alte Plati". Acest modul salveaza doar suma platita si o descriere a acelei plati.
Scopul acestor module este de a administra cheltuielile facuta de firma cu diverse servicii secundare: intretinere, achizitii etc.

Factura Noua

Se introduce o noua factura in sistem completand cateva date aferente facturii:
Furnizor: un text care explica de la ce institutie s-a primit factura, sau ce reprezinta aceasta (Apa, intretinere, electricitate etc.).
Nrfactura: numarul facturii.
Data: data facturii.
DataScadenta: data scadenta a facturii.
Valoare: valoarea facturii, suma ce trebuie platita.
Observatii, Detalii: texte ajutatoare care detaliaza contextul facturii.

Editare Factura

Factura se poate modifica oricand prin accesarea paginii de Edit.

Stergerea Facturii

Daca pe factura nu s-au facut plati, atunci ea se poate sterge din baza de date. Din momentul cand s-au platit transe pe acea factura, ea nu mai poate fi stearsa.

Vizualizare Facturi

Pagina de facturi afiseaza toate facturile pentru un anumit interval de timp, precum si restul de plata penru fiecare. Este un buton "Plateste" care conduce direct in pagina de plata pentru acea factura.
Se pot filtra facturile astfel incat sa se afiseze doar cele care au fost platite, platite partial, sau neplatite.

Plata Factura

In pagina de plata a facturii se completeaza suma platita (implicit este data de restul de plata pentru acea factura), se pot introduce numarul chitantei sau alte observatii. Numarul facturii si furnizorul sunt afisate dar nu pot fi modificate.
Facturile pot fi platite si direct din pagina de "Plati" unde sunt listate acele facturi care au rest de plata diferit de zero.

Furnizor Implicit

Orice tranzactie in cadrul platformei EMIM se poate face doar intre doi utilizatori EMIM (doua conturi definite de email si parola). Ideal ar fi ca pentru toti furnizorii cu care colaboreaza firma sa se creeze un cont EMIM si fiecare tranzactie cu acel furnizor sa fie alocata acelui cont.
Deoarece nu toti furnizorii au conturi EMIM, sistemul include un cont default numit "Furnizor Implicit" care este asociat cu toate platile si tranzactiile facute intre un partener EMIM si alte institutii care nu au cont definit in baza de date.