Prin aplicatia EMIM se pot tine evidenta incasarilor si platilor efectuate de clinica cu diferiti colaboratori.
Aceasta platforma nu inlocuieste aplicatia de contabilitate necesara oricarei firme, dar reprezinta un instrument puternic de analiza si de evidenta a cheltuielilor si incasarilor efectuate pe clinica respectiva.
Butonul "Incasari" din pagina de management a clinicii afiseaza toate serviciile efectuate de catre clinica respectiva catre pacienti si care nu au fost platite integral.
In aceasta pagina sunt listate doar serviciile efectuate prin intermediul modulului de "Programari", nu se pot efectua servicii catre pacienti fara a fi setate in modulul de Programari.
Pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Pacient: pacientul care a beneficiat de acel serviciu.
Data: data cand a fost executat acel serviciu. Daca serviciul include mai multe programari (vizite) la cabinet, atunci vizitele suplementare vor fi setate ca "Continuare Tratament" si nu vor aparea in lista de incasari (pretul acestor vizite suplementare este zero, intregul pret este inclus in serviciul din prima vizita).
Serviciu: codul serviciului efectuat catre pacient.
Doctor: medicul care a realizat acel serviciu.
Pret: pretul convenit cu pacientul in timpul programarii pentru acel serviciu .
Rest de incasat: suma incasata pe acel serviciu (se pot face incasari partiale).
Lista de servicii ce trebuie incasate se poate filtra dupa urmatoarele criterii:
Colaborator: medicul care a efectuat serviciile.
Pacient: pacientul care a beneficiat de servicii si nu le-a platit integral. Lista nu afiseaza toti pacientii clinicii, ci doar pe cei care mai au datorii catre clinica.
Butonul "Incaseaza" deschide pagina de incasare a serviciului efectuat catre pacient.
Pagina include lista de incasari pentru acel serviciu, precum si formularul de incasare:
Se incaseaza: bifa ce stabileste daca acel serviciu se incaseaza in cadrul acestei operatii, implicit este selectat.
Total de incasat: Suma totala de incasat data de toate serviciile selectate spre incasare.
Chitanta, Observatii: Detalii suplimentare pentru aceasta incasare.
Data Incasare: data incasarii, implicit este data curenta, dar se poate modifica (in caz ca se introduc incasarile efectuate in alta zi).
TipIncasare: Cash/Card/OrdinPlata - metoda prin care intra banii in casa
Casa de Marcat: Casa asociata acestei incasari, soldul casei va creste cu suma incasata. Automat se propune o casa asociata medicului care a efectuat serviciile ce se incaseaza. Casa este data si de tipul de incasare, de exemplu, daca este Cash, se propune automat o casa de tip Cash, nu cont in banca.
Incasat: suma incasata de la pacient, se propune automat suma totala data de selectarea serviciilor ce se incaseaza. Daca pacientul nu are toata suma, se va incasa doar partial, urmand sa se faca o alta incasare pana la stingerea intregului serviciu.
Save: butonul care salveaza suma incasata.
In caz ca suma incasata este mai mica decat suma totala, atunci sunt doua optiuni pentru continuarea incasarii:
Incasare Partiala: se incaseaza serviciile in ordine pana la epuizarea sumei data de client, urmand ca restul sa se plateasca la o incasare ulterioara.
Discount: diferenta dintre suma totala si suma incasata se considera discount si se considera toate serviciile incasate. Valoarea de Discount nu influenteaza soldul casei curente.
Este posibil din diverse cauze ca suma de incasat sa nu corespunda realitatii (pacientul nu s-a mai prezentat, serviciul nu a fost afectuat corespunzator etc.).
Aceste resturi de incasare care de fapt nu sunt reale, raman in schimb in baza de date si vor fi afisate permanent pana la stingerea lor.
In scopul eliminarii balasturilor de acest fel, administratorul poate face o incasare marcata ca fictiva prin care stinge datoria, dar in realitate nu are loc niciun transfer bancar in spatele acestei incasari.
In felul acesta, datoria pacientului este stinsa fara a necesita transfer de bani. Administratorul poate oricand analiza incasarile fictive pentru a-si forma o imagine corecta despre fluxul de numerar din cadrul clinicii.
Toate incasarile declarate fictive nu vor participa la fluxul de cash-flow desfasurat in pagina "Casa".
Politica de preturi pe serviciu efectuat este foarte flexibila, administratorul clinicii putand seta in orice moment valoarea finala negociata pe un anumit serviciu.
Pretul final pe care-l plateste pacientul se stabileste in urmatoarele etape:
La crearea/editarea unui serviciu: la crearea serviciului oferit de clinica administratorul stabileste pretul pe manopera serviciului si pretul pe lucrarile de tehnica dentara pe care il plateste la randul sau altor terti. Suma celor doua componente formeaza pretul final al serviciului.
La crearea ofertelor: administratorul are posibilitatea de a crea oferte prin micsorarea pretului pe manopera serviciului respectiv.
La programare: cand pacientul este programat pentru un serviciu anume, se poate seta un nou pret negociat pe acel serviciu si acea programare.
La incasare: Dupa efectuarea serviciului, in timpul incasarii sumei pentru acel serviciu efectuat, administratorul poate stabili un nou pret final pe acea manopera.
In acest fel, administratorul clinicii poate oricand seta un pret convenabil ambelor parti pana la stingerea datoriilor pe care pacientul le are fata de clinica.
Butonul "Total Incasari" este accesibil din pagina de "Incasari".
Pagina afiseaza lista incasarilor pe o anumita perioada de timp si valoarea totala incasata pe acel interval.
Pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Data: data incasarii.
Medic: medicul care a efectuat acel serviciu.
Serviciu: codul serviciului efectuat catre pacient.
Pacient: pacientul de la care s-a incasat contravaloarea serviciului.
Incasator: user-ul EMIM care a incasat suma respectiva (completat automat de catre aplicatie).
Suma: suma incasata.
Tip Incasare: Cash/Card/OrdinPlata.
Casa: casa pe care s-a facut incasarea si in soldul careia ar trebui sa se reflecte aceasta tranzactie .
Total incasari: suma totala incasata pe acea perioada de timp.
Lista de incasari se poate filtra dupa urmatoarele criterii:
DataStart: data de la care se listeaza incasarile (ora este implicit 00:00). Implicit se listeaza incasarile pe ultima luna.
DataEnd: data pana la care la care se listeaza incasarile (ora este implicit 23:59). Implicit este ziua curenta.
Medic: medicul care a efectuat serviciile incasate in perioada respectiva.
In pagina de "Plati" administratorul clinicii efectueaza plati catre diversi colaboratori care au efectuat anumite servicii la clinica respectiva.
Platile se pot face catre medici (salarii aferente serviciilor efectuate), catre laboratoarele de tehnica dentara care au realizat suportul pentru anumite servicii, etc.
Pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Colaborator: este partenerul catre care trebuie efectuata plata.
Tip serviciu: salarii, laborator, intretinere etc., reprezinta tipul serviciului care trebuie platit de catre clinica.
Data ultimei plati: cand s-a efectuat ultima plata.
Datorii vechi: datoriile ramase in momentul efectuarii ultimei plati.
Datorii noi: suma de plata care s-a adaugat de la ultima plata (servicii efectuate de la ultima plata).
Total de plata: datorii vechi plus datorii noi, total de plata.
Total incasari: suma totala incasata pe acea perioada de timp.
Lista de plati se poate filtra dupa urmatoarele criterii:
Tip plata: salarii, intretinere, laborator etc.
Colaborator: este partenerul catre care trebuie efectuata plata.
Pagina afiseaza suma totala de plata, precum si lista serviciilor efectuate de catre acel colaborator si care justifica suma de plata.
Factura: camp de text liber, se poate introduce numarul facturii prin care s-a facut plata.
Detalii: camp de text liber, se poate introduce de exemplu numarul Ordinului de Plata (OP) prin care s-a facut plata. Aceste doua campuri vor aparea in borderou.
Data Plata: data platii, implicit este data curenta, dar se poate modifica (in caz ca se introduc platile efectuate in alta zi).
TipPlata: Cash/Card/OrdinPlata - metoda prin care se scot banii din casa
Casa de Marcat: Casa asociata acestei plati, soldul casei va scadea cu suma platita. Automat se propune o casa asociata colaboratorului prin meniul 'Profil/Colaboratori'. Casa este data si de tipul de plata, de exemplu, daca este Cash, se propune automat o casa de tip Cash, nu cont in banca.
Suma Platita: suma platita prin aceasta tranzactie, poate fi mai mica decat TotalDePlata, urmand ca datoria sa se stinga prin alta plata.
Implicit se propune plata intregii datorii, dar se poate introduce orice alta suma pe care administratorul vrea sa o plateasca in momentul respectiv.
Pagina de plata a unui medic colaborator afiseaza serviciile prestate de acel medic, pacientii beneficiari ai acestor servicii, precum si sumele aferente:
Total: este pretul incasat pe acel serviciu (poate fi pretul standard, sau poate varia in functie de negocierea medic-pacient la programare sau la incasare).
Lab: este suma cheltuita cu comanda catre laborator, sau alte cheltuieli materiale. Pretul manoperei se calculeaza ca diferenta intre Total si Lab.
Proc %: reprezinta procentul din manopera serviciului pe care-l primeste medicul respectiv (se defineste in pagina Profil/Colaboratori).
Medic lei: suma ce trebuie platita medicului.
Rest plata: restul de plata catre medic pentru acel serviciu (este egal cu "Medic lei" minus eventualele plati anterioare pe acel serviciu).
Incas: specifica daca serviciul respectiv a fost incasat de la pacient. In principiu, numai serviciile incasate sunt platite catre medic, dar nu-i obligatoriu. Administratorul poate filtra serviciile dupa statusul acestei coloane, astfel incat numai serviciile incasate sa fie afisate spre plata.
Plata: bifa ce specifica daca servicul respectiv merge catre plata la medic. Implicit numai serviciile incasate au aceasta bifa setata. Oricand administratorul poate seta/deselecta toate serviciile din bifa de deasupra coloanei.
Tabela de servicii include toate serviciile realizate de catre medic si neplatite. Daca se doreste plata medicului pentru o anumita luna calendaristica, atunci se filtreaza acele servicii din campurile "DataStart" si "DataEnd".
Serviciile neselectate vor ramane pentru plata in luna urmatoare.
Este posibil ca anumite sume din pagina de plata sa nu corespunda realitatii (de exemplu, plata serviciilor de laborator a depasit suma standard pe acest serviciu).
In acest caz, administratorul poate edita fiecare linie din tabelul de plata a medicului:
Total: suma incasata nu corespunde cu cea afisata.
Lab: pretul lucrarilor de laborator difera de cel implicit definit in cadrul serviciului.
Proc %: se modifica procentul primit de medic in acest caz particular.
Dupa fiecare modificare a uneia din cele trei coloane, suma "Rest plata" se recalculeaza automat dupa formula: Rest plata = (Total - Lab) * Proc %
Modificarile efectuate trebuie salvate prin butonul "Save".
Serviciile afisate in pagina de plata pot fi de asemenea sterse. Atentie: stergerea unui serviciu din pagina de plata va sterge complet acel serviciu din programarea respectiva (el nu va mai aparea la incasare sau la alta plata).
Binenteles, un servicu poate fi sters doar daca nu s-au facut deja incasari pe el.
Este posibil ca medicul colaborator sa lucreze ca persoana fizica autorizata (PFA) si poate emite factura pentru incasarea serviciilor prestate.
In acest caz, tabelul din pagina de plata a medicului se exporta in format excel si trimis medicului pentru justificarea platilor si emiterea facturii.
Daca se completeaza in pagina de plata campul "Factura/Chitanta/OP" cu un text oarecare si apoi se da click in alta parte, la parasirea acestui camp, sistemul propune automat crearea unei facturi pentru acel medic colaborator pentru suma respectiva.
Binenteles, automat se bifeaza plata fictiva pentru aceste servicii pentru ca de fapt suma nu s-a platit efectiv, ci doar s-a transferat pe factura. In felul acesta soldul casei de marcat nu se modifica.
Factura cu numarul respectiv va aparea in pagina de facturi ce trebuie platite pentru acel medic.
Daca nu se doreste crearea facturii si plata fictiva, trebuie debifate aceste checkbox-uri.
Este posibil din diverse cauze ca suma de plata sa nu corespunda realitatii (s-a negociat un nou tarif, serviciul nu a fost afectuat corespunzator etc.).
Aceste resturi de plata care de fapt nu sunt reale, raman in schimb in baza de date si vor fi afisate permanent pana la stingerea lor.
In scopul eliminarii balasturilor de acest fel, administratorul poate face o plata marcata ca fictiva prin care stinge datoria, dar in realitate nu are loc niciun transfer bancar in spatele acestei plati.
In felul acesta, datoria catre client este stinsa fara a necesita transfer de bani. Administratorul poate oricand analiza platile fictive pentru a-si forma o imagine corecta despre fluxul de numerar din cadrul clinicii.
Similara paginii "Total incasari", este pagina ce afiseaza platile efectuate de clinica diversilor colaboratori.
Pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Data: data platii respective.
Colaborator: este partenerul catre care s-a efectuat plata.
Rest Plata: restul de plata ramas dupa acea plata (nu s-a platit integral datoria catre colaborator).
Tip plata: salarii, furnizori etc.
Cash/Card: s-a platit prin Cash sau Card.
Cod Casa Marcat: din care sold s-a facut aceasta plata.
Casier: cine a facut plata respectiva.
Fictiva: o plata fictiva este facuta doar pentru resetarea datoriilor, nu implica transfer efectiv de bani (vezi pagina "Plata").
Suma platita: suma platita in cadrul acelei operatii.
DocPlata: link care construieste un document PDF cu tranzactiile efectuate prin acea plata.
Lista de plati se poate filtra dupa urmatoarele criterii:
DataStart: data de la care se listeaza platile (ora este implicit 00:00). Implicit se listeaza platile pe ultima luna.
DataEnd: data pana la care la care se listeaza platile (ora este implicit 23:59). Implicit este ziua curenta.
Tip plata: salarii, intretinere, laborator etc.
Colaborator: este partenerul catre care trebuie efectuata plata.
Borderoul reprezinta lista platilor efectuate intr-o perioada de timp selectata.
Lista platilor selectate in borderou sunt exportate intr-un fisier excel ce se transmite la serviciul Contabilitate. Pe baza acestui borderou contabilitatea tine evidenta platilor contabile efectuate de clinica.
O plata odata selectata si exportata in Excel va fi marcata cu data acelui export. La viitoarele borderouri ea va fi marcata prin flag-ul Deja Exportata pentru a putea fi eliminata usor din lista sa nu se raporteze in mod fals de doua ori catre contabilitate.
Platile ce compun borderoul se pot filtra prin mai multe metode:
DataStart, DataEnd: intervalul de timp pentru care se raporteaza platile. In principiu trebuie sa fie prima si ultima zi din luna raportata.
Data, Colaborator, Tip, Cash/Card etc.: orice coloana din grid are pe prima linie campul de filtrare. Prin setarea acestor campuri se pot usor filtra platile care se doresc exportate in Excel .
Deja Exportata: acest filtru ne ajuta sa nu raportam de doua ori aceeasi plata catre contabilitate.
Aplicatia EMIM permite gestionarea soldurilor pe diverse case de marcat reale sau virtuale definite in aplicatie.
Fiecare operatie de Incasare/Plata se ataseaza unei case de marcat si automat soldul pe acea casa este calculat corespunzator cu operatia: incasarea creste soldul, plata micsoreaza soldul.
In plus, se pot face retrageri de bani din casa care recalculeaza soldul corespunzator.
Prin meniul Profil/CaseMarcat se deschide pagina unde se definesc casele de marcat:
Tip casa: Cash sau ContBanca defineste tipul soldului: este cont in banca si atunci se calculeaza banii din acel cont, sau casa Cash unde se calculeaza banii cash ce ar trebui sa existe in acea casa.
Cod: codul casei, identifica casa in restul paginilor. Daca este de tip ContBanca, atunci este bine sa se puna aici contul sau o prescurtare a acestuia.
Detalii: alte detalii despre casa respectiva.
Cand se creeaza o clinica, automat se creeaza si o casa de marcat implicita de tip Cash care va fi asociata acelei clinici.
Codul casei este dat de codul clinicii, mai exact casa va avea codul 'CasaMarcat_CodClinica'.
Toate operatii de incasare/plata pe acea clinica se vor raporta la casa implicita, dar oricand administratorul clinicii poate defini noi case, atat de tip Cash, cat si conturi bancare pentru o evidentiere cat mai exacta a veniturilor si cheltuielilor.
Se intampla din graba sa se faca o incasare sau o plata a unui medic sau furnizor si sa nu se selecteze corect casa din care s-au extras banii (medicii si casele sunt in puncte de lucru diferite). Ca urmare, soldul unei case dintr-un punct de lucru va fi modificat ca urmare a unei tranzactii din alt punct de lucru.
Pentru a minimiza acest tip de eroare, pentru fiecare colaborator se poate asocia o anumita casa de marcat (pagina Profil/Colaboratori. Automat acea casa va fi propusa cand se face incasarea serviciilor efectuate de acel medic, sau plata acestuia.
Modulul "Sold Casa" administreaza banii care trebuie sa fie in casa.
Suma de bani ce trebuie sa se regaseasca in casa se modifica prin trei operatii:
Incasari: orice incasare adauga suma incasata la valoarea banilor din casa.
Plati: suma platita se scade din soldul casei.
Retragere casa: administratorul retrage bani din casa pentru diverse operatii.
Pagina permite retragerea unei sume de bani din casa si recalcularea soldului ramas.
Sunt afisate Restul din casa vechi, Suma incasata de la ultima retragere, Suma actuala in casa, suma ramasa dupa retragere, toate acestea fiind de tipul "Read only" deoarece sunt calculate din baza de date si nu pot fi editate manual.
Utilizatorul selecteaza Administratorul care a aprobat aceasta retragere precum si suma retrasa din casa.
La salvarea acestei operatii se recalculeaza automat banii ramasi in casa (Sold casa nou) pana la urmatoarea retragere.
Dupa fiecare retragere de bani din casa, pagina afiseaza urmatoarele informatii:
Data: cand s-a facut retragerea.
Sold casa vechi: Soldul care era inainte de tranzactie.
Suma incasata: cat s-a incasat prin modulul de incasare in perioada de dupa ultima retragere din casa. Nu se iau in calcul incasarile fictive.
Suma platita: )cat s-a platit prin modulul de plati in perioada de dupa ultima retragere din casa.
Administrator: persoana cu rol de administrator care a aprobat aceasta retragere.
Casier: persoana care a procesat operatia de retragere.
Suma retrasa: suma retrasa din casa in aceasta operatie.
Sold casa actual: cat a ramas in casa dupa aceasta noua retragere. Aceasta suma va reprezenta "Sold casa vechi" la urmatoarea retragere din casa.
Este posibil din diverse cauze ca suma din casa sa nu corespunda realitatii (s-au pierdut sau furat bani din casa, retrageri neinregistrate etc.).
In scopul eliminarii dezacordurilor dintre suma reala existenta in casa si suma calculata de aplicatie, administratorul poate face o retragere marcata ca fictiva prin care aduce suma calculata la valoarea reala, dar in realitate nu are loc niciun transfer de bani in spatele acestei retrageri.
In felul acesta casa este adusa la realitate si constituie un nou inceput pentru calculul sumelor viitoare. Administratorul poate oricand analiza retragerile fictive pentru a-si forma o imagine corecta despre fluxul de numerar din cadrul firmei.
Lista de retrageri se poate filtra dupa urmatoarele criterii:
DataStart: data de la care se listeaza retragerile (ora este implicit 00:00). Implicit se listeaza platile pe ultima luna.
DataEnd: data pana la care la care se listeaza retragerile (ora este implicit 23:59). Implicit este ziua curenta.
Aplicatia EMIM are posibilitatea de a trimite tranzactiile efectuate intr-o operatie de incasare la o Casa de Marcat reala conectata la calculatorul local.
In acest moment aplicatia lucreaza cu casele de marcat de marcat de tip Succes M7, Datecs, dar se poate adapta usor si pentru alte tipuri cu mod de functionare asemanator.
Daca clinica curenta are instalata o casa de marcat, atunci toate incasarile realizate prin aplicatia EMIM vor fi listate la casa de marcat conectata la calculatorul local.
Casa de marcat cu licenta software vine la pachet cu un driver software ce se instaleaza pe calculatorul local.
Casa se conecteaza la acest calculator printr-un cablu USB furnizat de producator.
In principiu driver-ul casei de marcat se poate descarca de pe site-ul furnizorului, dar este indicat sa apelati la asistenta tehnica asigurata de furnizor pentru configurare si verificare driver:
Driver casa marcat SuccesM7
Driver casa marcat Datecs (FiscalNet)
Odata driverul instalat, acesta verifica periodic in folderul propriu fisierele de comenzi pe care trebuie sa le execute.
Denumirea standard a acestor fisiere de comenzi incep cu textul "ONLINE_".
Dupa procesarea comezilor si listarea bonului Casa de Marcat redenumeste fisierul schimband prefixul din "ONLINE_" in "ERROR_" si-l muta in subfolderul "History".
Odata driverul instalat, acesta verifica periodic in folderul "Bonuri" fisierele de comenzi pe care trebuie sa le execute.
Dupa procesarea comezilor si listarea bonului la Casa de Marcat driver-ul sterge fisierul si creeaza un fisier de raspuns cu aceeasi denumire in subfolderul "Raspuns".
Dialogul intre aplicatia EMIM si driverul casei de marcat se face printr-un driver EMIM instalat pe calculatorul conectat la casa de marcat.
Acest driver in fapt primeste fisierul de comenzi de la aplicatia EMIM si-l salveaza in folderul casei de marcat.
Chiar daca operatia este foarte simpla, ea nu poate fi realizata de catre aplicatia EMIM pentru ca aceasta aplicatie este de tip web, ruleaza in browser si nu are acces la nicio resursa de pe calculatorul local.
Din motive de securitate, nicio aplicatie web nu poate accesa fisierele de pe calculatorul local.
Driver-ul EMIM se instaleaza sub forma unui serviciu Windows care ruleaza in background si realizeaza dialogul intre aplicatia EMIM si casa de marcat.
Creati un folder in directorul C numit EMIM: C:\EMIM si downloadati in acest folder driverul EMIM din cloud:
Driver EMIM casa marcat SuccesM7
Driver EMIM casa marcat Datecs (FiscalNet)
Deschideti arhiva .zip si copiati folderul "ServiciuWindowsEmim" in folderul EMIM. Dupa copiere ar trebui sa aveti pe discul C un subfolder C:\Emim\ServiciuWindowsEmim.
Se deschide cu drepturi de administrator un Command prompt (cmd) si se ruleaza comenzile:
sc create EmimService BinPath=C:\Emim\ServiciuWindowsEmim\EmimServiciuWebWindows.exe start= auto
In acest moment ar trebui sa gasiti in pagina de Servicii Windows (Services) un serviciu numit "EmimService" ce poate fi pornit direct din aceasta pagina, sau prin comanda in CMD:
sc start EmimService
Daca la pornirea serviciului va da mesajul de eroare "did not respond in a timely fashion", trebuie verificat sa aveti libraria .Net Framework SDK 5.0 instalata pe computer ce poate fi download-ata din link-ul de mai jos:
https://dotnet.microsoft.com/download/dotnet/5.0.
Serviciul poate fi oprit si apoi sters prin comenzile:
sc stop EmimService
sc delete EmimService
Daca serviciul nu a fost sters definitiv (apare "disabled"), atunci e indicat sa dati un restart la calculator pentru a se refresh-a lista serviciilor windows.
Driverul EMIM afiseaza o pagina web locala ce se poate accesa la aceasta adresa si unde se pot seta configurarile casei de marcat:
Cod Casa Marcat: un text ce identifica casa de marcat conectata la acest calculator local.
User: un numar ce identifica userul setat pe casa de marcat.
Parola: parola userului setata pe casa de marcat.
Linie comanda: se calculeaza automat, reprezinta prima linie din fisierul de comenzi trimis la casa de marcat. Aceasta linie deschide un nou bon fiscal pentru userul setat anterior.
Folder casa de marcat: este directorul unde s-a instalat driver-ul casei de marcat si pe care aplicatia EMIM trebuie sa salveze fisierele de comenzi.
Subfolder fisier History: este folderul unde casa de marcat salveaza fiserul de raspuns dupa ce a listat bonul.
Nume fisier setari: este fisierul in care se salveaza aceste configurari EMIM.
Adresa EMIM de lucru: pagina web cu care driverul EMIM local comunica pentru a trimite statusul fisierelor de comenzi.
Prefix nume fisier casa de marcat: prefixul fisierelor de comenzi acceptat de casa de marcat ("ONLINE_").
Prefix nume fisier eroare: prefixul fisierelor de raspuns create de casa de marcat ("ERROR_").
In principiu, doar trei campuri sunt obligatorii de completat: Codul casei de marcat (text de identificare) , User-ul si Parola setate pe casa de marcat.
La finalizarea unei incasari, pagina web EMIM trimite catre driverul local EMIM lista incasarilor.
Driverul EMIM salveaza fisierul de comenzi in folderul casei de marcat de unde va fi preluat de driverul casei de marcat care listeaza bonul.
Dupa listarea bonului, casa de marcat sterge fisierul de comanda si creeaza un fisier de raspuns cu prefixul "ERROR_" si care contine statusul curent al acestei operatii.
Daca fisierul "ERROR_..." incepe cu cifra "0", atunci bonul a fost listat cu succes, in caz contrar, fisierul va incepe cu cifra "1", iar a doua linie va lista mesajul de eroare.
Toate aceste tranzactii pot fi urmarite pe pagina EMIM web din meniul IncasariPlati/CasaMarcat.
Pagina afiseaza urmatoarele:
Cod Casa Local: codul casei de marcat care a listat bonul. Acesta a fost setat la configurarea driverului EMIM pentru acea casa.
Cod Casa Server: codul casei de marcat selectata in pagina de Incasare cand s-a facut aceasta tranzactie.
Codul local si Codul de pe Server trebuie sa coincida, sunt afisate ambele pentru a putea identifica usor daca s-a ales o casa de marcat gresita cand s-a facut incasarea pe server.
Codul local este intotdeauna corect pentru ca e trimis chiar de driverul casei de marcat, daca codul casei de pe server nu corespunde, inseamna ca soldul nu a fost calculat corect pentru acea casa.
DataStart: data cand s-a trimis bonul spre listare.
Suma: suma incasata pe acest bon.
Tip: tipul incasarii: Cash sau Card.
Status: Statusul acestui bon:
Netrimisa: fisierul de comanda nu a fost trimis catre Casa de Marcat. Cauza erorii: serviciul EMIM nu este instalat pe masina locala sau nu este pornit. Intrati in fereastra "Services" si porniti serviciul. Dupa pornirea serviciului accesati butonul "Trimite" din pagina web pentru a incerca inca o data listarea bonului.
TrimisaLaCasaDeMarcat: fisierul de comenzi a fost preluat de serviciul EMIM si salvat in folderul casei de marcat. Urmeaza sa fie procesat de catre casa de marcat. Daca nu pleaca din aceasta stare (fisierul ramane in continuare in folderul casei de marcat), atunci trebuie verificat daca driver-ul casei de marcat este instalat si pornit.
ProcesataCuSucces: bonul a fost listat cu succes.
ProcesataCuEroare: Casa de marcat nu a putut lista bonul. Trebuie citit mesajul de eroare si actionat in consecinta. Apoi, bonul se poate retrimite prin butonul "Trimite" din pagina web.
Stearsa: bonul este sters din pagina web pentru a pentru a se face curatenie in afisare. Acesta nu este sters din baza de date, el poate fi in continuare vizualizat daca se alege statusul "Stearsa" din criteriul de filtrare.
Modulul de facturi reprezinta un instrument simplu prin care se pot administra si plati facturile primite de acea entitate.
Se adreseaza gestionarii facturilor de la diversi furnizori de servicii: apa, intretinere, electricitate, gaz etc.
Orice factura este primita de la un furnizor. De aceea, primul pas este de a defini lista furnizorilor pentru aceasta clinica.
Se intra in pagina Profil/Firme Furnizoare si prin butoanele '+', Edit, Delete se defineste fiecare furnizor in parte.
Sunt trei campuri obligatorii: Cod, Nume, Localitate firma. Concatenarea Cod + Nume va aparea in selectoarele din restul paginilor ca identificator al furnizorlui respectiv.
Se introduce o noua factura in sistem completand cateva date aferente facturii:
Furnizor: un text care explica de la ce institutie s-a primit factura, sau ce reprezinta aceasta (Apa, intretinere, electricitate etc.).
Nrfactura: numarul facturii.
Data: data facturii.
DataScadenta: data scadenta a facturii.
Valoare: valoarea facturii, suma ce trebuie platita.
Observatii, Detalii: texte ajutatoare care detaliaza contextul facturii.
O factura se poate crea automat din pagina de plata a medicilor colaboratori (vezi pagina de plati). Dupa selectarea serviciilor ce trebuie platite catre medic, administratorul poate completa campul "Factura/Chitanta/OP" cu un numar de factura si automat se va crea o factura pe acea suma.
Numarul de factura completat nu trebuie sa fie cel final (daca nu se cunoaste intrucat medicul inca nu a scos factura), se poate introduce un numar oarecare, dupa care se modifica din pagina de facturi atunci cand se cunoaste precis acel numar de factura.
Daca se doreste a se plati un bonus/retinere pentru un anumit colaborator, atunci e posibil sa se creeze o factura pentru acel colaborator.
Factura poate avea valoarea pozitiva daca este bonus, sau negativa daca este retinere. Aceste facturi sunt prezente in borderoul trimis spre contabilitate.
Daca o factura are mai putin de 7 zile pana la scadenta, factura respectiva va fi afisata pe fundal rosu.
Factura se poate modifica oricand prin accesarea paginii de Edit.
Daca pe factura nu s-au facut plati, atunci ea se poate sterge din baza de date. Din momentul cand s-au platit transe pe acea factura, ea nu mai poate fi stearsa.
Pagina de facturi afiseaza toate facturile pentru un anumit interval de timp, precum si restul de plata penru fiecare. Este un buton "Plateste" care conduce direct in pagina de plata pentru acea factura.
Se pot filtra facturile astfel incat sa se afiseze doar cele care au fost platite, platite partial, sau neplatite.
Orice tranzactie in cadrul platformei EMIM se poate face doar intre doi utilizatori EMIM (doua conturi definite de email si parola). Ideal ar fi ca pentru toti furnizorii cu care colaboreaza firma sa se creeze un cont EMIM, acesta sa-si faca o firma cu serviciile oferite si fiecare tranzactie cu acel furnizor sa fie alocata acelui cont.
Deoarece se intampla ca nu toti furnizorii au conturi EMIM sau nu au fost definiti in pagina Profil/FirmeFurnizoare, sistemul include un cont default numit "Furnizor Implicit" care este asociat cu toate platile si tranzactiile facute intre un partener EMIM si alte institutii care nu au cont definit in baza de date.